10 pasos para medir el Clima laboral

La importancia de un buen diagnóstico. Para llegar a dónde queremos ir, primero debemos saber dónde estamos.

El clima laboral incide en la satisfacción y motivación de los empleados, y por tanto en la productividad de una empresa.

El clima laboral se refiere al conjunto de percepciones que comparten los miembros de una organización.

La encuesta de clima laboral nos proporciona ese primer punto de partida, que servirá de base para la implementación de acciones diseñadas para facilitar el camino a nuestros objetivos, detectar las áreas de mejora y reforzar nuestras fortalezas. En definitiva, un buen diagnóstico. Al mismo tiempo, nos permitirá realizar un seguimiento sobre las acciones en gestión de personas y organización que implantamos.

Estas son las beldades de esta potente herramienta en la gestión de recursos humanos: diagnóstico y seguimiento del tratamiento.

Medir el clima de una organización, no es una práctica reservada para las grandes empresas. Pymes y medianas empresas pueden adaptar a sus necesidades y recursos esta herramienta y obtener los mismos beneficios.

5 Premisas para ponerla en marcha:

• Preguntar no es ofender. Totalmente cierto. Sin embargo, debemos valorar muy mucho cuales van a ser las preguntas, sobre qué aspectos o factores queremos indagar  y conocer la valoración de nuestros empleados para actuar.
• Actúa. «Ir pa na, es tontería«. El objetivo final no es conocer las respuestas.  Pedimos la opinión sincera de nuestros empleados a cambio de elaborar un plan de acción para mejorar su entorno, trabajo y día a día en la empresa. Pregunta sobre aquello que puedas cambiar. No generemos falsas expectativas.
• Corresponsabilidad. La responsabilidad es compartida. Al preguntar debemos asumir y aceptar las respuestas. Al contestar somos los responsables de nuestra opinión.
• Puntualidad.  Cumplir los tiempos. Todo proceso de valoración del clima laboral debe ir acompañado de un calendario, en dónde indiquemos: Inicio, Análisis, Presentación, Plan de acción con fechas y Seguimiento. Cuando lanzamos un encuesta deberemos replicarla para ver la evolución y el éxito de las acciones tomadas.
• Imparcialidad. «Hay pequeñas mentiras, grandes mentiras y mentiras estadísticas», esto frase nos la repetía mi primer profesor de Estadística. El análisis de datos debe ser riguroso, sin maquillar los datos.

10 pasos para la puesta en marcha de una encuesta de clima en una pyme o mediana empresa:

Paso 1: Objetivos. Medir la satisfacción del personal y sus expectativas para con la empresa. La encuesta no es una solución, es una herramienta de diagnóstico. Por si sola, no sirve para incrementar la satisfacción y mucho menos, la motivación de los empleados. Con  ella, podemos detectar los factores que realmente valoran los empleados y que en la actualidad están o no cubiertos.

Paso 2: Factores. ¿Qué queremos medir? Un mismo cuestionario no es válido para todas las empresas. Adaptando el texto de Tolstoi en su novela «Ana Karenina»: «Todas las familias (empresas) felices se parecen, pero cada familia (empresa) desgraciada es desgraciada su manera.»

Debe existir una relación entre la encuesta,  los objetivos y el contexto  de la compañía. Por tanto, la selección de los factores a analizar requiere de la implicación de la dirección de la empresa y un exhaustivo conocimiento de la organización.

Paso 3: Escalas de medición y extensión del cuestionario. La escala Likert es la más utilizada en sus diferentes extensiones que abarcan «Totalmente satisfecho» a «Totalmente insatisfecho». Es recomendable utilizar escalas pares, para evitar la tendencia central (neutro) y forzar a los sujetos a que valoren el item con mayor o menor satisfacción o acuerdo. Así en una escala de 1 a 5, encontramos que el valor «3» no se decanta para ninguna de las partes.

Es recomendable no exceder los 50 ítems o preguntas. El cuestionario debe terminar con una pregunta abierta o comentarios para obtener información de aspectos no abordados o que preocupan a los empleados.

Paso 4: Tamaño de la muestra y segmentación. Por lo general, debe incluir a toda la organización. Es altamente recomendable establecer cierta segmentación, como puede ser el departamento, nivel jerárquico o antigüedad.

Eso sí, en pymes , esta segmentación puede provocar desconfianza en los empleados, ya que existirán áreas unipersona. En ese caso, se recomienda reducir la segmentación de datos al mínimo posible, incluso eliminarlo. Otra circunstancia que nos encontramos en las pymes es que un pequeño grupo, por ejemplo dirección, si no está segmentado, puede distorsionar los resultados obtenidos. En este caso, se recomienda que este grupo no participe en la medición.

Paso 5: Comunicación y Confidencialidad. Es vital y crucial comunicar el proceso, antes, durante y después de su implantación. Garantizando el anonimato y  la confidencialidad de las respuestas, y por tanto la voluntariedad del mismo.

Paso 6: Herramientas/Formato. Tradicionalmente, la encuesta de clima se ha pasado en formato papel. Sin embargo, hoy día existen herramientas on-line que facilitan el proceso y su análisis posterior, y al mismo tiempo aseguran la confidencialidad de las respuestas. Encontraréis en internet diferentes plataformas, incluida Google forms, que permite crear cuestionarios de una manera muy sencilla, además de exportar los resultados a una plantilla Excel para su posterior análisis.

Paso 7: Estadística.Análisis e interpretación. Si, es imprescindible la estadística. La persona encargada del análisis de datos debe conocer los estadísticos básicos para su interpretación: media, moda, mediana, varianza y desviación típica, al menos deben estar presentes en el análisis de los resultados. Es por supuesto deseable, que se apliquen estadísticos de correlación, que permiten profundizar en la interpretación de los resultados obtenidos.

Paso 8: Presentación de resultados. A toda la organización. Los resultados deben ser públicos. La dirección junto con el encargado, interno o externo, de la medición de clima deben presentar los resultados obtenidos. Si pedimos la opinión de nuestros empleados, no podemos, eliminarlos del proceso.

Paso 9: Plan de acción. La presentación de resultados irá acompañada irremediablemente por un plan de acción (cronograma con medidas a implantar y fechas. a corto, medio y largo plazo).Priorizar acciones, determinando que medidas tendrán un mayor impacto y retorno en la mejora del clima laboral y en la satisfacción de los empleados.

Como ya hemos comentado, la encuesta de clima laboral no es un fin en si misma, si no que persigue realizar cambios en la organización para mejorar la satisfacción de los empleados. Los empleados son parte de la solución, les hemos preguntado, han valorado y propuesto acciones.

Paso 10: Seguimiento y Replica. Comprobar nuestros avances y mejoras, cumplir los plazos establecidos en plan de acción, medir las acciones correctivas y/o preventivas implantadas.

La encuesta de clima laboral deberá replicarse pasado un tiempo, por lo general un año. De esta manera, contaremos con una medición objetiva de la evolución del clima laboral y el efecto de las medidas implantadas. Existe una nueva tendencia en pequeñas empresas o startups, en donde la medición de clima laboral se realiza con mayor carencia, cada dos o tres meses, sobre una reducida muestra de ítems (10 o 15 preguntas).

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Mejorar la satisfacción en el trabajo, reduce el absentismo (de los que no están y de los que están pero no están) y la rotación. Una mayor motivación laboral mejora el desempeño y productividad.

La satisfacción laboral es importante no sólo para el bienestar de las personas dondequiera que trabajen, sino también para las empresas en términos de productividad y calidad.